Contrôle CNIL : comment se préparer et vérifier sa conformité RGPD ?

De nombreuses entreprises s’interrogent sur leur niveau de conformité RGPD, notamment à l’approche d’un contrôle de la CNIL.
Désignation d’un DPO, politique de confidentialité, contrats types : ces éléments sont utiles, mais souvent insuffisants en cas de contrôle CNIL.

En pratique, la CNIL n’évalue pas une conformité théorique, mais une conformité réelle, opérationnelle et démontrable. Se préparer à un contrôle CNIL constitue donc une démarche stratégique, y compris pour les PME, les ETI et les professions réglementées.

Le cabinet Barbour Avocat accompagne régulièrement des entreprises dans l’anticipation et la préparation des contrôles CNIL, avec une approche pragmatique et proportionnée aux enjeux de chaque organisation.

Qui peut faire l’objet d’un contrôle de la CNIL ?

Contrairement à une idée répandue, aucune structure n’est trop petite pour être contrôlée par la CNIL.

Peuvent notamment faire l’objet d’un contrôle :

• les PME et ETI,
• les professions libérales,
• les associations,
• les startups,
• plus généralement, toute organisation traitant des données personnelles.

Il n’existe aucun seuil de tolérance en dessous duquel un contrôle CNIL serait exclu.

A titre d'exemple, la CNIL a déjà contrôlé un cabinet dentaire de 2 salariés suite à la plainte d'un patient en 2017.

La CNIL communique aussi sur des sanctions simplifiées visant des professionnels libéraux (avocats, médecins) pour défaut de coopération.

Un contrôle peut être déclenché :

• à la suite d’une plainte d’un client, d’un salarié ou d’un partenaire,
• après une violation de données personnelles,
• dans le cadre de campagnes sectorielles menées par la CNIL,
• ou de manière aléatoire.

Ce que la CNIL vérifie lors d’un contrôle CNIL RGPD

Lors d’un contrôle CNIL RGPD, l’autorité se concentre sur un nombre limité d’éléments essentiels.
Il s’agit principalement d’éléments documentaires et organisationnels, qui peuvent être audités relativement facilement lorsqu’ils ont été correctement anticipés.

Le contrôle s'effectue au cas par cas et dépend la non-conformité supputée. La CNIL peut notamment vérifier les éléments suivants :

Le registre des traitements

La CNIL vérifie notamment :

• l’existence du registre des traitements,
• sa mise à jour régulière,
• sa cohérence avec les traitements réellement mis en œuvre.

Un registre incomplet ou obsolète constitue l’un des manquements les plus fréquemment relevés lors d’un contrôle CNIL.

L’information des personnes concernées

L’autorité examine :

• les mentions d’information (site internet, formulaires, documents contractuels),
• leur clarté et leur accessibilité,
• l’adéquation entre les mentions publiées et les pratiques effectives.

Les mentions génériques ou copiées-collées sont régulièrement sources de non-conformité.

Les relations avec les sous-traitants

La CNIL accorde une attention particulière aux relations avec les prestataires (sous-traitants RGPD).

Elle peut notamment vérifier :

• l’existence de contrats ou d’avenants RGPD,
• la conformité des clauses à l’article 28 du RGPD,
• la réalité des engagements pris par les sous-traitants en matière de sécurité et de confidentialité.

Ce point constitue un risque juridique significatif, notamment pour les entreprises ayant recours à des prestataires informatiques ou à des solutions SaaS.

Les mesures de sécurité

Sans nécessairement entrer dans une analyse purement technique, la CNIL s’assure notamment :

• de l’existence de mesures organisationnelles adaptées,
• de la gestion des accès aux données personnelles,
• de la capacité de l’organisation à détecter et gérer une violation de données.

L’organisation interne de la conformité

Enfin, la CNIL cherche notamment à comprendre :

• qui pilote la conformité RGPD en interne,
• si un DPO est désigné (interne ou externalisé),
• comment sont traitées les demandes des personnes concernées,
• si les équipes disposent d’un minimum de sensibilisation.

Les erreurs les plus fréquentes lors d’un contrôle CNIL

Dans la pratique, les manquements constatés lors d’un contrôle CNIL sont souvent récurrents :

• un DPO désigné sans réel rôle opérationnel,
• un registre des traitements jamais mis à jour,
• des mentions d’information incomplètes ou inadaptées,
• des contrats sous-traitants non conformes,
• des mesures de sécurité insuffisantes,
• une collecte excessive ou non justifiée des données,
• un défaut de réponse aux demandes des personnes concernées,
• des traitements spécifiques non-conformes

Ces erreurs, bien que fréquentes, exposent directement les organisations à des mises en demeure, voire à des sanctions administratives.

Comment se préparer efficacement à un contrôle CNIL RGPD

Se préparer à un contrôle CNIL RGPD ne suppose pas nécessairement un projet long et coûteux.
Dans la majorité des situations, une revue ciblée de la conformité RGPD permet déjà de réduire significativement les risques.

Une préparation efficace repose notamment sur :

• un audit RGPD documentaire ciblé,
• la mise à jour des documents essentiels,
• la vérification des contrats et procédures clés,
• la clarification des rôles et responsabilités internes.

Un audit RGPD préalable permet d’anticiper les points de vigilance habituellement examinés lors d’un contrôle CNIL et de sécuriser la conformité de l’entreprise.

Le cabinet Barbour Avocat privilégie une approche pragmatique, proportionnée aux risques et adaptée à la taille et à l’activité de chaque organisation.

Pourquoi anticiper un contrôle CNIL est essentiel

Un contrôle CNIL subi dans l’urgence mobilise des ressources importantes et génère souvent une insécurité juridique inutile.

À l’inverse, une préparation en amont permet :

• d’identifier les points de vigilance,
• de corriger les non-conformités,
• de démontrer une démarche proactive auprès de la CNIL,
• de réduire significativement le risque de sanction.

Conclusion

Le RGPD n’impose pas une conformité idéale, mais une conformité organisée, documentée et suivie.
Anticiper un contrôle CNIL grâce à un audit RGPD ciblé permet de limiter les risques juridiques et de démontrer une démarche de conformité sérieuse et structurée.

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